Quarta puntata della rubrica Segreti d’Ufficio”, la rubrica che scardina la scatola nera delle dinamiche d’ufficio.
Oggi dalla scatola nera, tiriamo fuori un situazione più comune di quanto si pensi.
Ce la condivide Luisa, manager e responsabile di team:
oooooo
Cara Silvia,
mi sono accorta che sono arrivata a perdere l’entusiasmo di proporre nuovi strumenti al team.
Investo tempo ad aggiornarmi, a cercare piattaforme per lavorare meglio in squadra, per facilitare le nostre comunicazioni, per migliorare i nostri processi… tutto tempo sprecato.
La tecnologia sta evolvendo ma se fosse per qualcuno dei miei staremmo ancora usando fogli excel per gestire qualsiasi cosa.
Non capisco perché ogni volta che provo a introdurre uno strumento nuovo incontro resistenza e sempre dagli stessi. Come li convinco che è per il bene di tutti?
Saluti, Luisa
oooooo
Cara Luisa,
ti sarai accorta sulla tua pelle che cambiare abitudini è una grande sfida per tutti, anche quando l’obiettivo è chiaramente quello di andare verso il meglio.
Il fatto è che non è sufficiente sapere razionalmente che un certo strumento sarà efficace per attivarsi immediatamente a usarlo.
Le resistenze spesso sono legate al fatto che apprendere le funzionalità di un nuovo strumento richiede più tempo ed energie rispetto al metodo precedente. In più c’è la paura dell’errore e di essere giudicati – penso a figure con poca dimestichezza con le tecnologie – non per la propria esperienza ma per la capacità di utilizzare il nuovo strumento.
Inoltre ricorda che la curva di apprendimento all’utilizzo di un nuovo strumento o procedura è alta: una novità ha bisogno di tempo, soprattutto mentale, di determinazione e di capacità di gestire lo stress causato dagli errori che inevitabilmente faremo.
Il mio consiglio:
– “vendere internamente“ la novità non solo raccontando le funzionalità tecniche ma evidenziando soprattutto i vantaggi a livello emotivo e personale. Ad esempio, meno stress e meno errori, più risparmio di tempo, comunicazioni migliori: sono risultati che si otterranno quando tutti useranno il nuovo strumento, ma vanno comunicati prima!
– mettersi in ascolto coinvolgendo il team e verificando le specifiche esigenze, non per riuscire ad accontentare tutti, ma per capire come comunicare meglio il cambiamento. Lo puoi fare attraverso un sondaggio, colloqui individuali o in piccolo gruppo.
– non dare per scontato che il nuovo strumento non venga usato per mancanza di volontà. A volte c’è “solo” la paura di fare brutta figura di fronte ai colleghi, di ammettere di non avere capito, il fastidio di sbagliare. In questo caso la strategia migliore è trovare all’interno del tuo team chi già lo utilizza affinché possa affiancare o anche solo supportare in caso di bisogno chi ha difficoltà.
– Se lo strumento è già stato messo a disposizione, crea un sondaggio per “ascoltare” come stanno vivendo il cambiamento, sia dal punto di vista tecnico, che emozionale.
Un caro saluto,
Silvia