Come migliorare la comunicazione aziendale? Riducendo le mail!

Con questa provocazione, apriamo il nuovo numero di “Segreti d’Ufficio”, la Rubrica che scardina la scatola nera delle dinamiche d’ufficio.

Come sempre, useremo un “botta e risposta” virtuale per parlare di una situazione reale del contesto lavorativo, una situazione in cui molti probabilmente si identificheranno.,,

Si conclude, come sempre, con i “consigli Creography” legati al caso!

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Ciao Silvia,

mi è appena capitata una brutta situazione in ufficio e ho bisogno di un confronto con te.

Ti riassumo brevemente il “fattaccio”.

Lavoro in un ufficio acquisti e noto un’incongruenza per un ordine: per fartela semplice, si trattava di un pezzo – di questi tempi molto costoso – da un fornitore con cui non lavoriamo da un po’ di tempo.

Quindi scrivo al collega arrivato da poco che forse potremmo fare una scelta diversa, spiegandogli un po’ lo storico della situazione.

Risposta secca: “È una richiesta dell’ufficio tecnico”.

Diciamo che sono abbastanza “focosa” di carattere, quindi mi sale subito il nervoso per il tono ma decido di procedere comunque con l’ordine per non pensarci più.

E invece…

Pensa che questo succedeva ieri e il fastidio non mi è ancora passato, ci sto ancora rimuginando.

Adesso sono tentata di inoltrare la mail con in copia amministrazione, capo e ufficio tecnico aggiungendo un “Attenzione che secondo me c’è uno spreco bello grande qui”.

Sono all’ennesima stesura e il tono è sempre troppo acido, per usare un eufemismo 😉

 

Mi dai una mano a gestire questa situazione?

Grazie, Luciana

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Eccomi Luciana,

hai fatto bene a non mandare una mail se non eri convinta. Soprattutto perché come già saprai i toni acidi non sono funzionali se vogliamo essere ascoltati davvero.

Purtroppo spesso con la comunicazione scritta non si riesce a trasmettere una serie di informazioni che nel dialogo a voce comunichiamo con il nostro tono e con il nostro corpo. 

 

Tu forse hai interpretato quel “È una richiesta dell’ufficio tecnico…” come “…quindi si fa come dice l’ufficio tecnico. Tu che competenze hai per contraddirli?”. 

 

Magari invece era un “Capisco le tue argomentazioni, ma è una richiesta dell’ufficio tecnico. Sono pieno di lavoro e purtroppo non ho tempo di affrontare la questione. Ci sarà una motivazione valida per l’ordine, dopotutto i tecnici sono loro”.

 

Ora, dato che un passaggio via mail lo hai già fatto e le tue osservazioni sono rimbalzate indietro, quello che puoi fare è un salto in ufficio tecnico o ancora meglio “escogitare” un incontro alla macchinetta del caffè con il tuo collega.

 

Un faccia a faccia in questi casi è molto più produttivo di un’incomprensione da remoto. Potrai argomentare meglio al collega o dare la possibilità al tecnico di ragionarci.

Vedrai che con buona probabilità si tratta proprio di questo: un’incomprensione.

 

Quindi il mio consiglio è:

• se sai che tendi a reagire di impulso, per evitare il crescendo di rabbia dovresti provare ad… anticiparla! Perché va bene prendere le situazioni di petto, ma non serve a niente farsi arrivare il sangue alla testa. Il più delle volte, davvero, basta un chiarimento e non ne vale la pena.
• Attenzione: anche se non si usano parole “dure”, il tono e il sottotesto parlano da sé e dicono tutto! 
• Utilizzare le mail per informare, per richiedere, per comunicare va benissimo. Per chiarirsi, meglio sempre un passaggio telefonico o come ho consigliato sopra un confronto alla macchinetta del caffè. Offre chi invita!

 

Spero di esserti stata d’aiuto.

Un saluto caro,

Silvia.

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