Per “Segreti d’Ufficio”, la rubrica che scardina la scatola nera delle dinamiche d’ufficio, oggi tocchiamo una scomoda verità che riguarda tutti ma proprio tutti.
“Come si fa a mantenere alta l’attenzione durante una riunione?”
oooooo
Cara Silvia,
il mio segreto è che mi accorgo di fare davvero fatica a seguire una riunione per intero.
Da quando facciamo le videochiamate poi, non ti dico.
Ogni volta parto con i migliori propositi, per i primi dieci minuti “ci sono” ma puntualmente senza che me ne accorga la mia mente… si scollega.
Comincio a pensare alla revisione della macchina in scadenza, a una mail che devo inviare, a mio figlio che non fa progressi a tennis ed è frustrato.
Il colmo è stato l’altro giorno, quando in un’ora di chiamata su Teams con il capo e un paio di colleghi ho organizzato mentalmente la prossima vacanza, con tanto di escursioni varie ed eventuali da proporre alla family.
Capisco che non sia affatto un comportamento professionale.
Cerco di giustificarmi col fatto che spesso mi tocca partecipare a riunioni da mero spettatore e il più delle volte l’argomento di cui si discute è tecnico ed esula dalle mie competenze.
Vorrei quindi sapere da te se conosci qualche metodo o qualche trucchetto per riuscire a rimanere concentrato durante le riunioni?
Aspetto i tuoi consigli e, nel frattempo, ti ringrazio.
Emanuele
ooooo
Caro Emanuele,
secondo me sei troppo cattivo con te stesso.
Distrarsi durante le riunioni è umano, soprattutto se la riunione non è organizzata in modo… umano.
Non conoscendoti non posso dire se la distrazione dipenda solo da te, però posso condividerti una serie di situazioni che potrebbero favorire un calo dell’attenzione direi inevitabile :).
Ad esempio:
- parlano le solite persone (e non coinvolgono attivamente gli altri)
- vengono usate troppe slide e c’è troppo bla bla
- la voce del conduttore è monotona e bassa
- viene usata terminologia difficile e alcuni si vergognano a chiedere chiarimenti
- non si fa un giro di tavolo per ascoltare tutti i presenti
- abbiamo lo smartphone vicino
E con le video chiamate, situazione peggiorata, come sottolineavi tu, perché
la distrazione è davvero dietro ogni pixel!
Siamo talmente abituati a essere distratti che anche quando siamo attenti la nostra mente le distrazioni se le cerca, le notifiche e le “spunte blu” hanno solo peggiorato il tutto.
Il mio consiglio è:
- disattiva le notifiche dalle varie app del PC e del telefono, perché, ammettiamolo, si può resistere a tutto tranne che alle notifiche
- metti lo smartphone in silenzioso (senza vibrazioni) e con lo schermo rivolto verso il basso, sembra difficile ma si può fare
- prendi appunti a mano libera scarabocchia: scrivere mentre si ascolta aiuta a concentrarsi sui contenuti
- facilita l’interazione attraverso domande o anche facendo una sintesi di ciò che hai capito per verificare di essere “sul pezzo”
- invita a seguire l’agenda dell’incontro e a mantenere gli orari definiti: è ovvio ed evidente che se si divaga e si va fuori tema ci si possa distrarre
- bevi un po’ d’acqua ogni tanto
- “ricordati di respirare”
P.S. Se vuoi approfondire qualche altro mio consiglio, online trovi un post dedicato (che può essere utile al tuo capo e ai colleghi):
Organizzare una riunione: i 6 elementi chiave.
Un caro saluto,
Silvia