Organizzare una riunione: i 6 elementi chiave

Organizzare una riunione efficiente, umana e sostenibile è un’utopia?

No, è solo questione di metodo.

Anche nel contesto lavorativo più ostico, anche negli ambienti di lavoro più restii alle novità, trasformare l’approccio e la gestione delle riunioni non è affatto una mission impossible.

Dopotutto, il cambiamento può fare paura, ma migliorare piace a tutti!

Quello che ti proponiamo è un piano d’azione non solo per migliorare alcuni aspetti ma per creare un vero “impatto” in ogni fase di gestione delle riunioni.

Si parte da 6 elementi chiave:

ADUNANZA

L’adunanza è la fase in cui si chiamano a raccolta i partecipanti, in cui si prepara e ci si prepara all’incontro.

In questo caso, vale assolutamente il motto: “Chi parte organizzato arriva meno stressato”.

Non è scritto da nessuna parte che le riunioni debbano finire – e in alcuni casi, anche iniziare… – con stress per uno o tutti i partecipanti. 

Come detto, è solo questione di metodo.

E il primo passo è proprio preparare le riunioni con efficacia!

Come crei il cambiamento?

Comincia con mail chiare e convocazioni funzionali (si invitano solo le persone necessarie, per tutto il resto, ci sono i report!).

Punta a creare il contesto migliore per mantenere alta l’attenzione durante tutta la durata dell’incontro (soprattutto nelle riunioni digitali, la distrazione è davvero dietro ogni pixel!).

Ad esempio:

  • Mantieni costante l’interazione, con un’attenzione particolare per gli introversi (vere risorse spesso non valorizzate!),
  • Fai in modo che tutti – tu compres* – abbiano il telefono in silenzioso e con la schermo verso il basso. Si può resistere a tutto, tranne alle notifiche! 
  • Pensa a momenti spiazzanti. L’innovazione è una spezia che sorprende, non una minestra di cui conosciamo già il sapore. 
  • Se siete in remoto pianifica una riunione dinamica: alterna alle slide interazioni e confronti.

Capisci di aver raggiunto il tuo obiettivo quando la riunione si chiude in modo soddisfacente per tutti, sotto l’aspetto umano e professionale!

 

ALLINEAMENTO

Lo scopo di questa fase è fare in modo che tutti siano “presenti”, sulla stessa lunghezza d’onda e allineati anche dal punto di vista degli strumenti.

Se come moderatore della riunione vuoi ottenere il meglio da tutti i partecipanti, concentrati innanzitutto sui loro bisogni emotivi e pratici. Questo vale in particolar modo per la gestione delle riunioni da remoto. Si tratta di mantenere vicinanza anche a distanza. Si tratta di capire che empatia ed efficienza sono interdipendenti. Lo smart working che funziona è quello che rimane umano.

Come crei il cambiamento?

Tempi di intervento chiari, obiettivi condivisi e a ognuno il suo spazio!

Vale in ufficio e vale ancora di più per le riunioni da remoto.

Anche in epoca di distanziamento, non dimentichiamoci di favorire l’interazione, la condivisione, l’allineamento.

Come?

  • Definisci il giro di tavolo per fare in modo che tutti abbiano la possibilità di intervenire
  • Se non hai idea di come colleghi o collaboratori vivano le riunioni coordinate da te è il momento di scoprirlo. Inizia chiedendo feedback alle persone con cui sei più in confidenza 
  • Dedica momenti individuali con i partecipanti abituali alle tue riunioni, comprendi i loro bisogni quando si presentano e saranno più efficienti nelle riunioni successive

Si tratta di ascoltare i bisogni e rispondere con soluzioni.

Non c’è modo migliore per motivare i collaboratori, che dare loro supporto mettendoli nelle condizioni di dare il meglio!

 

PRESENZA

Per coordinare una riunione in modo efficiente servono occhi, orecchie, testa e cuore.

Come leader devi capire quando è il momento di “spingere” e quando è il momento del Pit Stop. Devi favorire gli atteggiamenti di apertura e gestire quelli di chiusura.

Devi assicurarti che tutti siano “connessi” e coinvolti.

In fondo, servono solo piccole regole per una riunione felice.

Come crei il cambiamento?

Considera il momento delle riunioni come uno specchio per te.

Osserva ciò che accade e cerca di capire perché accade.

Potrai individuare quali sono gli elementi su cui dovrai allenarti per migliorare perché la volta successiva le cose funzionino meglio.

 

ATTIVITÀ

Immagina che la gestione ottimale delle riunioni diventi parte della cultura aziendale.

Immagina incontri senza momenti morti o di blocco, immagina di avere sempre la certezza che quanto discusso durante la riunione è stato recepito e scolpito nero su bianco nella testa di tutti i collaboratori.

Ora puoi smettere di immaginare e attivarti per raggiungere con il tuo team questo risultato!

Come crei il cambiamento?

Coinvolgendo i tuoi collaboratori in un processo di miglioramento attivo che ha come focus le riunioni stesse.

Quali azioni possono migliorare lo svolgimento delle riunioni? Quali attività si possono rendere più efficienti? La gestione degli appunti? La capacità di condivisione?

Per ogni obiettivo, esistono strumenti pensati proprio a tale scopo (se segui Creography avrai sentito parlare del People Bingo o delle Riunioni di Relazioneⓒ).

Per creare nuove abitudini lavorative, bisogna rendere abituale l’attuazione e la condivisione di azioni costruttive!

 

PORTARE A TERRA

Nel bilancio di una riunione, gli sprechi di tempo (e di energia!), la disorganizzazione o la mancata definizione di un piano d’azione efficace, hanno un costo.

Riuscire a portare a casa risultati concreti e a terra le parole e le idee condivise durante gli incontri è una questione di azioni e mezzi efficienti.

Probabilmente hai già introdotto nella tua azienda nuovi strumenti – digitali e non – per migliorare la gestione delle riunioni e del lavoro stesso.

Se non sta andando come desideravi, forse esistono strumenti migliori per i tuoi scopi.

Se sta andando come desideravi, bene! Ti invito comunque a tenerti sempre aggiornat* per rendere il miglioramento e l’innovazione seriali.

Come crei il cambiamento?

Se hai identificato nuovi strumenti o azioni più funzionali per la gestione del lavoro dei tuoi collaboratori, non obbligare subito ad applicarli dall’oggi al domani.

Trova nella squadra le persone più “aperte alle novità” e insieme coinvolgete i più resistenti o i meno abituati al cambiamento, facendo capire quali sono i vantaggi per loro!

 

PROSSIMI PASSI

Una volta ridotti o eliminati i colli di bottiglia o gli elementi meno funzionali delle riunioni, il miglioramento non è finito.

L’applicazione stessa di un nuovo metodo o strumento insegna moltissimo e stimola a trovare soluzioni per altri aspetti.

Lo stesso vale per i bisogni dei collaboratori e dei partecipanti alle riunioni.

Se ti abitui a considerarli, impari anche ad anticiparli!

Come crei il cambiamento?

Cominciando da subito a creare un piano d’azione!

 

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